آموزش power point (بخش پایانی)

منبع : www.ostadonline.com آشنایی با پنجره New slide و معرفی چند Layout برای باز شدن پنجره New slide کافی است از منوی Insert گزینه New slide یا فشار دادن کلید های ترکیبی Ctrl+M استفاده کنیم. در این پنجره 24 طرح موجود است که میتوانیم مرتبط با موضوعی که میخواهیم اسلاید را طراحی کنیم نمونه مورد نظر را انتخاب کنیم. اولین Layout : با Title slide ( اسلاید عنوان ) معرفی میشود که معمولاً برای انتخاب اولین اسلاید استفاده میشود. دومین Layout : اسلایدی است که در آن اقدام به تایپ متن میکنیم که این متن در یک ستون نوشته میشود. نکته : کلیه Layout ها دارای یک عنوان جداگانه در قسمت بالای اسلاید برای خود هستند به غیر از Blank سومین Layout : مخصوص نوشتن متن به صورت 2 ستونه می باشد. چهارمین Layout : برای ایجاد جدول در اسلاید میباشد که با انتخاب این گزینه و دابل کلیک روی نماد جدول پنجره ای ظاهر میشود که در آن میتوانیم تعداد سطر ها و ستونها را مشخص کنیم. مثلاً با وارد کردن عدد 4 برای Columns و عدد 3 برای Rows جدولی با 4 ستون و 3 سطر رسم کنیم. ( نوار ابزار Table ) پنجمین Layout -Text & Chart : پنجمین Layout را میتوان با متن و نمودار پر نمود که با انتخاب این اسلاید روی نماد Chart دبل کلیک میکنیم . در این لحظه پنجره Power Point شبیه پنجره Excel در می آید و با پر کردن داده دلخواه درون جدول فعال شده و میتوان با Right click کردن در محیط نمودار شکل ظاهری نمودار را نیز تغییر داد. هفتمین Layout -Organization chart : است که میتوان از آن برای رسم نمودار های سازمانی استفاده کرد که با Double click روی نماد آن در داخل اسلاید پنجره Microsoft organization chart باز میشود که با محیط آن آشنا میشویم. در این پنجره در قسمت Chart title میتوانیم عنوان مناسبی برای نمودار سازمانی وارد کنیم. معمولاً در نمودارهای سازمانی مدیر در رأس و در Box manager قرار میگیرد. بقیه همکاران را میتوان در قسمتهای مختلف نمودار وارد نمود که در شکل دیده میشود. ( این کار را میتوان با نوار ابزار سازمان دهی نمودارانجام داد) در منو های موجود در این پنجره گزینه هایی وجود دارد که براحتی میتوانید عملکرد آنها را روی نمودار پیاده سازید. به طور مثال در منوی View میزان Zooming را تنظیم میکنیم یا در منوی Styles شکل ظاهری نمودار را تغییر دهیم . همچنین میتوان از منو های دیگر برای تهیه رنگ ؛ تغییر فونت و .... استفاده کرد. برای بردن نمودار آماده شده به داخل اسلاید اصلی از منوی File گزینه Close and return to presentation 1 … را انتخاب میکنیم و در پاسخ پنجره ای که باز میشود کلمه Yes را میزنیم. مجدداً به پنجره New slide برمیگردیم. ادامه ی معرفی Layout Layout شماره 8 : در این Layout میتوانیم فقط اقدام به ایجاد نمودار کنیم. Layout شماره 10-9: وارد اسلاید میشویم و توسط گیره هایی ( Handle ) که اطراف تصاویر ایجاد شده اند میتوانیم اندازه آن را تغییر دهیم. همچنین با قرار دادن مکان نما در مرکز شکل اقدام به جابجایی نمود. با فعال شدن تصاویر نوار ابزار Picture ظاهر میشود. اگر این نوار ابزار را نمیبینید همان طور که قبلاً گفته شد از منوی View/ Toolbars/ Picture را فعال میکنیم که با گزینه های موجود در این نوار میتوانیم تصویر را به دلخواه تغییر دهیم. مثلاً میزان نگهای بکار رفته را کم یا زیاد کرد یا شدت نور را کاهش یا افزایش داد. یکی از ابزار های این نوار Crop میباشد که برای برش قسمتی از تصور از آن استفاده میشود. همچنین ابزار Recolor picture که عملکرد جالبی دارد با انتخاب این گزینه لیستی از رنگهای استفاده شده در تصویر نشان داده میشود و قسمتی که میتوانیم این رنگهای Original را تغییر دهیم. مثلاً میتوان تمام رنگهای سبز بکار رفته در تصویر را به رنگ زرد تبدیل کرد. با استفاده از ابزار Format picture هم میتوان کادری برای شکل در نظر گرفت و رنگ و ضخامت خط این کادر را نیز تغییر داد. گزینهReset picture باعث میشود تمام تغییرات داده شده در تصویر نادیده گرفته شود و تصویر به همان شکل قبلی که وارد شده بود در آید. کار ابزار Set transparent color و Insert picture from file به عهده خود شما گذاشته میشود. Layout شماره 11 : ( Title only ) فقط دارای عنوان است. Layout شماره 12 : که Blanc است و در این اسلاید حتی عنوان هم دیده نمیشود و به کاربر اجازه میدهد تا به دلخواه موارد مورد نظر را اضافه کند. بقیه Layout ها هم عملکردی مشابه موارد ذکر شده دارند. استفاده از Master و ضرورت استفاده از آن : (View/ master/ Slid Master ) برای اعمال تعییرات کلی در اسلاید از گزینه Slide master که همه موارد اسلاید ها را کنترل میکند یا از Title master که فرمت اسلاید های عنوان را کنترل میکند استفاده میکنیم. همه اسلاید های کادر در آغاز بر مبنای Slide master قالب بندی میشوند. مثلاً اگراز قسمت Presentations در منوی New اسلایدی را انتخاب کنیم و بخواهیم تغییری در تمامی آنها اعمال کنیم از Master استفاده میکنیم. میتوان عنوان اسلاید ها و همچنین اطلاعاتی را که در منطقه های Date، Footer، Number ظاهر میشوند فرمت کرد. همچنین اگر تصویری را به Master اضافه کنیم به این مناسبت که به کلیه اسلاید ها این تصویر اضافه شده حتی با اضافه کردن (Ctrl + M) نیز مشاهده میکنیم که تغییر اعمال شده در اسلاید جدید هم دیده میشود. استفاده از Master باعث جلوگیری از انجام کارهای تکراری میشود و همچنین میتوان به راحتی تنظیم ها را قبل از شروع کار انجام داد و تا به آخر از آن استفاده نمود. در Master جاجایی اشکال گرافیکی و همچنین تغییر رنگ آنها نیز به راحتی انجام میگیرد که در حالت عادی ممکن نیست و فقط وقتی که در Master هستیم مجاز به انجام چنین کاری میباشیم. همچنین در درون Slide Master چندین ورودی متن نشان داده میشود . هر یک از این ورودی ها معادل یک سطح از متن روی اسلاید هستند که قبلاً در این مورد در قسمت Outline صحبت شد که میتوانید برای هر یک از سطح ها فرمت متناسبی را بقیه در نظر گرفت ( نوع قلم ، رنگ قلم، اندازه قلم، انتخب Bullet ) Bullet ها نمادهای گرافیکی کوچکی هستند که معمولاً در ابتدای سطر آورده میشود . برای دسترسی به این نمادها میتوان از منوی Format گزینه Bullet را انتخاب کرد و از جدول باز شده متناسب با موضوع ، Bullet را انتخاب نمود. نکته : ابزار Bullet که در نوار ابزار Formatting وجود دارد صرفاً برای فعال و غیر فعال کردن آن در متن میباشد. نکته : با پایین نگه داشتن کلید Shift روی نمای Slide show میتوان به Title Master دسترسی پیدا کرد. Title Master : همانطور که در بالا گفته شد میتوان با کلید Shift روی نمای Slide View به این حالت دسترسی پیدا کرد یا از منوی View از گزینه Master و سپس Title Master را انتخاب نمود. تغییرات داده شده در این قسمت باعث اثر گذاری روی اسلایدهای عنوان میشود و بقیه اسلایدها این تغییرات را نمیپذیرند. این امر در مورد قبلی یعنی Slide Master صادق است. یعنی تغییراتی که در آن قسمت میدهیم، روی اسلایدهای عنوان اعمال نمیشود. گروه بندی اشیاء داخل اسلاید با زدن کلید Ctrl + M از Layout ، Blank را انتخاب کنید. سپس از نوار ابزار Drawing که پایین صفحه قرار دارد ابزار Oval ( بیضی) و Rectangle ( چهار ضلعی ) را انتخاب کنید و با Drag کردن روی اسلاید اقدام به رسم آنها نمایید. مشاهده میکنید که با انتخاب هر یک از این تصاویر دیگری از حالت انتخاب خارج میشود و در آن واحد فقط روی یکی از اشکال میتوان کنترل نمود. برای اینکه بتوان تمامی اشیاء داخل یک اسلاید را Group نماییم کافی است با پایین نگه داشتن کلید Shift همه را انتخاب نمایید سپس با Right click روی یکی از اشیاء گزینه Grouping را انتخاب کنید.Group در این حالت کلیه اشیاء انتخاب شده عضو یک گروه میشوند و هر گونه تغییری اعم از Color, Size و ر وی تمامی اعضاء گروه اعمال میشود. برای خارج کردن از حالت Group میتوان ا Right click روی یکی از اشیاء گزینه Grouping / Ungroup را انتخاب نمود که در این حالت تمامی اشیاء به حالت قبل میروند و هر کدام جداگانه انتخاب میشوند. Regroup : برای برگرداندن به حالت Group یا Ungroup میباشد. Slide Number - شماره گذاری اسلایدها به هنگام نمایش اسلایدها بهتر است موقعیت هر اسلاید را از نظر شماره بدانیم . این امکان در کنترل اسلایدها هنگامی که از دکمه های عملیاتی یا خاصیت Hyperlink استفاده میکنیم ضروری به نظر میرسد. برای اضافه کردن شماره اسلاید از منوی Insert گزینه Slide Number را انتخاب میکنیم سپس در کادر محاوره ای نشان داده شده OK را میزنیم که در این موقع ماوس به طرف منوی View رفته و پنجره Header & Footer را باز میکند. در این پنجره در صورت فعال بودن گزینه Date & Time میتوان ساعت و تاریخ جاری سیستم را روی اسلاید یا همه اسلایدها اعمال نمود. ( Apply To All یا Apply ) همچنین میتوان فرمت نمایشی ساعت و تاریخ را از لیستی در این پنجره انتخاب کنیم. گزینه Fixed در صورت فعال بودن امکان تایپ عبارتی را به ما میدهد که آن را میتوان در قسمت پایین اسلاید ، سمت چپ ملاحظه نمود و با فعال کردن Slide Number هم میتوان شماره اسلایدها را اعمال نمود. همچنین در صورت فعال بودن Don’t Show on Title Slide باعث میشود کلیه تغییرات داده شده در این پنجره روی اسلاید عنوان که معمولاً اولین اسلاید است دیده نشود. اجرایی کردن یک فایل در Power Point همانطور که گفته شد پسوند فایلهایی که .pps باشند حالت اجرایی پیدا میکنند یعنی هنگام نمایش ( Slide Show ) احتیاجی به برنامه Power Point نمیباشد . حال ببینیم چگونه میتوان یک فایل را به این حالت تبدیل نمود و هنگام ذخیره کردن، هنگامی که در پنجره Save as قرار داریم کافی است در قسمت File Name اسم دلخواه برای فایل انتخاب کنیم و در قسمت Save as Type گزینه Power Point Show (*. pps) را انتخاب کنیم. توجه : یک فایل را یک بار با پسوند .ppt و یک بار با پسوند .pps ذخیره کنید . حال شکل آیکن ها را با یکدیگر مقایسه کنید. هنگامی که بخواهیم اسلایدهایی را که تهیه کرده ایم به عنوان الگو یا Template ذخیره کنیم نیز از پنجره Save as از قسمت Save as Type گزینه Design Template -*.pot را انتخاب میکنیم که باز شکل آیکن این گونه فایل متمایز از بقیه میباشد. ضرورت تبدیل فایلها به شکل الگو در این است که میتوان مانند Design Template که در قسمت Startup توضیح داده شده است به کرات از طرح آن استفاده نموده پس میتوان طرح های خودمان را به پوشه Template که در مسیر زیر قرار دارد اضافه مینمائیم. C:program file Microsoft office templates اضافه کردن اسلاید از فایلهای دیگر به فایل جاری از منوی Insert گزینه Slide From File را انتخاب کرده گزینه Slide From Files را انتخاب کرده و در پنجره باز شده آدرس فایلی که میخواهیم از یک یا چندین اسلاید آن استفاده کنیم را پیدا میکنیم. با زدن دکمه Insert All یا Insert میتوانیم یک اسلاید یا همه اسلاید ها را به فایل جاری اضافه کنیم. به عبارت دیگر میتوان توسط این گزینه ادغام فایل ها را در Power Point انجام داد. اضافه کردن متون یا فایل های دیگر با اسلاید ها : از منوی Insert گزینه Slide From Outline را انتخاب میکنیم. نکته ای که باید به آن توجه کرد آن است که میتوان متن را از یک محیط ویراستاری مثل WordPad یا Note Pad و ... داخل اسلاید کرد منتهی هر پاراگراف در محیط های ویراستاری بجای عنوان اسلاید ها مینشیند. هر تعداد پاراگراف که در فایل متنی وجود داشته باشد به همان تعداد اسلاید با عنوان همان پاراگراف اضافه میشود. نکته : در محیطهای متن هر کجا که Enter زده شود ، پاراگراف ایجاد میشود. ایجاد پیوند در Power Point در Power Point میتوان متن ، تصویر و کلید های عملیاتی را با ایجاد پیوند یا Link به دیگر اسلاید ها هدایت نمود. برای این کار کافی است آیتم مورد نظر را انتخاب کرده و از نوار ابزار استاندارد گزینه Insert Hyperlink را انتخاب میکنیم. روش دیگری برای اعمال Link به آیتم ، راست کلیک بر روی آن و انتخاب Hyperlink است. با انتخاب این گزینه پنجره ای باز میشود که با انتخاب : Existing file or Webpage ، میتوان به سایتهای اینترنتی یا فایلهای موجود در کامپیوتر عمل Link را انجام داد. گزینه Place in this Document ، لیست اسلایدهایی را که فایل جاری ایجاد کرده است را در اختیار شما قرار میدهد که با انتخاب هر کدام از آنها میتوان لینک به شماره اسلاید مربوطه انجام داد. نکته : هنگامی که در Power Point اقدام به ایجاد Link میکنیم، حتماً باید در نمای Slideshow قرار بگیریم تا نتیجه حاصل را بتوان مشاهده نمود. متن هایی که Link شده اند تغییر رنگ داده و Underline میشوند. ایجاد دکمه های عملیاتی برای ارتباط بین اسلاید ها : فرض کنید روی پرونده ای کار میکنید که در مورد رشته های Office توضیح میدهد. طبیعتاً اولین اسلایدی که ایجاد میکنید لیستی از رشته های Office است که با قرار گرفتن روی هر کدام از رشته ها ، پیوند به اسلایدی که توضیح در مورد آن رشته را میدهد دارید. برای بازگشت به اولین اسلاید باید دائو دکمه Previous را بزنیم تا به اسلاید اول برسیم. پس بهتر است دکمه ای در هر اسلاید تعبیه کنیم تا در هر شماره اسلایدی که باشیم ما را به اولین اسلاید هدایت کند. همچنین دکمه هایی مانند Back ، و Forward که بتوان راحت تر بین اسلاید ها جابجا شد. برای درج دکمه های عملیاتی از نوار ابزار Drawing از گروه Auto Shape میتوان Action Buttons را انتخاب نموده و یا از منوی Slide show این گزینه را فعال نمود. هر کدام از دکمه ها عملکرد خاصی را دارند که با ثابت نگه داشتن ماوس روی آنها مشخص میشود. همچنین میتوانیم خودمان برای دکمه ها عملکردی تعریف کنیم. یکی از دکمه ها ، مثلاً Home، را انتخاب میکنیم و با Drag روی اسلاید در محل مناسب قرار میدهیم. به محض اینکه دکمه روی صفحه قرار گرفت پنجره Action Setting باز میشود که در قسمت Hyper link to ، لیستی از عملکرد دکمه ها مشاهده میشود. به طور مثال Last Slide viewed ، ما را به آخرین اسلاید مشاهده شده میبرد و یا اگر URL را انتخاب کنیم ، میتوانیم با دادن آدرس سایت اینترنتی دلخواه ، برنامه را توسط این دکمه به آن سایت هدایت کنیم. اگر بخواهیم دکمه ای داشته باشیم که ما را به یکی از فایلهای ذخیره شده در Power Point هدایت کند ، گزینه Other PowerPoint Presentation را انتخاب میکنیم. همچنین میتوانیم دکمه های عملیاتی را خودمان طراحی کنیم. به این شکل که با یکی از ابزار های Drawing شکلی بر روی اسلاید میکشیم . سپس وقتی که به حالت انتخاب است روی آن راست کلیک میکنیم و گزینه Action Setting را انتخاب میکنیم و در لیست موجود در Hyperlink عملکردی برای آن تعریف میکنیم. همچنین میتوانیم در پنجره Insert Hyperlink برای دکمه، Screen Tip تعریف کنیم و در Slide Show مشاهده کنیم. Setup Show پنجره Setup Show را میتوان از منوی Slide Show ظاهر کرد. در این پنجره تنظیماتی انجام میدهیم که روی نمای Slide Show میتوانیم نتیجه آن را با انتخاب یکی از سه راه زیر مشاهده کنیم : 1- Presented by a Speaker - Full screen : نمایش اسلاید در حالت تمام صفحه که حالت پیش فرض نمایش در Power Point است. 2- Browsed by an Individual - window : نمایش Slide show در داخل یک پنجره 3- Brows at a kiosk - Full screen : نمایش Slide show به صورت تمام صفحه با این تفاوت که در این حالت راست کلیک روی Slide show عمل نمیکند. Loop Continuously until 'Esc' : با فعال کردن این گزینه نمایش اسلاید ها در Loop یا حلقه افتاده و وقتی به آخرین اسلاید برسیم مجدداً نمایش اسلاید ها از اول آغاز میشود. این کار تا وقتی که کلید 'Esc' را بزنیم ، ادامه پیدا خواهد کرد. Show without Narration : اگر نمایش اسلاید ها همراه با سخنرانی باشند ، با انتخاب این گزینه این امکان غیر فعال میشود. Show without Animation : با انتخاب این گزینه امکان انیمیشن یا متحرک سازی اسلاید ها غیر فعال میشود و حتی اگر برای آنها انیمیشن در نظر بگیریم ، اسلایدها بدون آن نمایش داده میشوند. Show Scrollbar : این گزینه وقتی فعال است که حالت Browsed by an Individual را انتخاب کرده باشیم و باعث آشکار شدن Scroll bar در پنجره میشود. در قسمت Slides در پنجره Setup Show ، با انتخاب All نمایش اسلاید ها به ترتیب ایجاد و نشان داده میشوند. در قسمت بعدی میتوان حالت نمایش را با دادن شماره اسلاید تعیین نمود. بطور مثال از اسلاید 5 تا اسلاید 14 . Custom Show : اگر این گزنه غیر فعال است ، پنجره را ببندید و از منوی Slide show این گزینه را انتخاب کنید. پنجه custom Show ظاهر میشود که با زدن دکمه New میتوانیم نام ناسبی را برای نمایش بگذاریم و نمایش اسلاید ها را با انتخاب اسلاید و زدن کلید Add سفارشی کنیم. در این حالت نمایش اسلاید ها متواند به طور دلخواه انتخاب شود. مثلاً اگر اول اسلاید 7 را انتخاب کنیم و بعد اسلاید 12 ،سپس 18 و .... . مشاهده میکنید که در این حالت خودمان ترتیب نمایش اسلاید ها را انتخاب میکنیم. به پنجره Setup Show برمیگردیم. این قسمت با تنظیم قبلی فعال شده و میتوانیم از آن استفاده کنیم. در قسمت Advanced Slides میتوانیم نحوه نمایش را با انتخاب گزینه Manually ( به طور دستی ) یعنی با زدن کلید Enter ا کلیک ماوس انجام دهیم. اگر تنظیمات زمان گذاری شده را قبلاض انجام داده باشیم میتوان با انتخاب Using Timing if Present نمایش اسلایدها را با توچه به زمان داده شده نشان داد. Slide Transition : از منوی File گزینه New و سپس تب Presentation را انتخاب کنید و نمونه ای را برگزینید. مثلاً Generic به نمای Slide Sorter بروید در نوار ابزار اختصاصی این نما اولین گزنه یعنی Transition Effect را باز کنید. با انتخاب هر کدام از گزینه های این بخش میتوانیم جلوه ای را برای جابجایی بین اسلاید ها انتخاب کنیم و در اسلاید انتخابی نتیجه کار ا مشاهده کنید. در اینجا میتوانید این تنظیم را برای تک تک اسلاید ها انجام دهید. با اعمال این Effect ها به هر اسلاید ، علامت Slide Transition در پایین اسلاید ظاهر میشود که نشان دهنده این موضوع است که این اسلاید این جلوه را دریافت نموده . اما اگر بخواهیم به تمام اسلاید های موجود یک Effect واحد اعمال کنیم ، تا هنگام رفتن به اسلاید بعدی نشان داده شود ، مراحل زیر را دنبال میکنیم : منوی Slide show گزینه Slide Transition را انتخاب میکنیم. در این پنجره نیز لیستی از جلوه ها که در Slide sort وجود داشته دیده میشود و میتوان سرعت جابجایی را بین اسلاید با یکی از سه گزینه ( Slow ( آهسته ) ، Medium ( متوسط ) و Fast ( سریع ) ) مشخص نمود. در قسمت Advance ، که بسیار مهم هم میباشد شما میتوانید انتقال به اسلاید بعدی را با کلیک ماوس و یا به طور اتوماتیک Automatically After تنظیم کنید. در قسمت آخر میتوان زمان را بر حسب دقیقه و یا ثانیه تنظیم نمود. پس هر عددی که در این قسمت وارد کنید مقدار زمانی است که بین جابجایی که طول میکشد و به این طریق میتوان بدون هیچ گونه کنترلی نمایش اسلاید ها را نشان داد. همچنین در قسمت Sound میتوان برای این جابجایی ها صدایی را انتخاب کرد. در پایان با انتخاب Apply یا Apply to All تنظیمات به یک اسلاید یا همه اسلاید ها اعمال میشود.